Aller plus loin avec un portail d’entreprise ? (partie 1)

jarden zen

L’article ci-dessous est une réflexion autour des évolutions des portails d’entreprise, il est construit à partir de réflexion, de rencontre utilisateur, de constat et d’article sur les portails d’entreprise,  et sur les usages.

Il propose des pistes, des axes d’amélioration dans l’usage d’un portail d’entreprise, d’un point de vue technique et aussi d’un point de vue social et humain.

Aller plus loin avec un portail d’entreprise ?

Avant de commencer, la première question a se poser, c’est quoi un portail d’entreprise ?.Il y a énormément d’explication et de perception différente. d’ou la complexité du sujet.

Un portail d’entreprise est avant tout un moteur d’exécution de portlet.

On prête de nombreuses qualités aux portails d’entreprise, nous allons voir pourquoi et  comment. Nous avons une technologie qui existe depuis plus de 10 ans, qui offre beaucoup d’innovations, d’évolutions. Cette technologie s’enrichit au fil des ans, nous parlons de Web Social, de Réseau Social d’Entreprise (RSE) , de multi-canal (télephone portable, tablette), d’UX (User eXperience).

Je regroupe sur une page scoop-it consacrée au portail d’entreprise, un ensemble d’article sur les portails d’entreprise et sur la conduite de projet d’entreprise.

Je vais m’aider de cette liste pour compléter mes propos.

Dans une étude du Gartner group, les experts citent les sept niveaux d’évolution du portail d’entreprise, les sept évolutions majeures dans le marché des portails d’entreprise, pour s’adapter, et offrir toujours plus de service.

Derrière ces évolutions majeures, se pose la question du concret. Combien d’entreprises utilisent correctement leurs portails ? Combien d’entreprises font évoluer leurs portails d’entreprise et combien de sociétés sont capables de faire évoluer un portail d’entreprise ? Le dernier aspect important est le coût, à quel coût ?.

Le premier constat que je fais, c’est le mauvais usage d’un portail d’entreprise. A quoi sert-il ? Lors de la rencontre de divers clients, j’entends « le mauvais usage », l’intégration de portlet web est complexe, le besoin de migrer vers un nouveau serveur, le coût des licences prohibitif et le peu de résultat par rapport à un site web classique. La dynamique portail d’entreprise est difficile à mettre en œuvre.

Après le premier constat, vient le problème des ressources compétentes sur le sujet ? Comment utiliser réellement les promesses d’un portail d’entreprise ? Les entreprises considèrent souvent un portail comme un projet informatique standard, avec un début et une fin,  elles abandonnent le projet, trop compliqué, pas de ressource, pas de résultat, pas de but réel et ainsi de suite. Un projet portail n’est pas un projet comme les autres, il faut le faire vivre, l’alimenter, créer du contenu.

Je vais scinder l’article en 2 parties.

  • Le premier article va se concentrer sur les aspects techniques. La partie technique est incontournable, c’est le moteur d’un portail d’entreprise et aussi l’essence.
  • Le deuxième article va se concentrer sur les aspects sociaux et fonctionnels. J’aurai pu commencer par cette partie.

Les deux parties sont complémentaires, elles se croisent, s’entrecroisent pour créer une alchimie, un tout. Il est impossible de créer un portail fonctionnel sans technique et l’inverse est aussi vrai.

Les aspects techniques d’un portail d’entreprise.

Le fonctionnement d’un portail d’entreprise est assez simple. Un portail d’entreprise est composé de Portlet. Les portlets sont assemblées, regroupées dans des pages HTML. Les pages HTML sont consultées par des groupes d’utilisateurs. Une portlet est un programme informatique, qui permet de créer une information, un article. Au dessus des composants de base, on ajoute une charte graphique pour personnaliser le rendu.

C’est quoi un portail d’entreprise et une portlet ?

La création des pages, des groupes d’utilisateur est un processus simple. La création de la charte graphique est un peu plus complexe, mais pas insurmontable.

C’est quoi un portail d’entreprise ?

La performance d’un portail d’entreprise est liée aux contenus , à l’interactivité et donc au fonctionnement, a l’assemblage des portlets. Le premier écueil des portails d’entreprise est lié à la construction des portlets et à la diffusion d’une réflexion orientée portlet, orientée service.

Le premier point : Des portlets trop grosses

Une page HTML est censée être composée d’une à plusieurs portlets. A l’usage, je me rends compte que beaucoup d’entreprises mettent tous les œufs dans le même panier, et donc elles créent une portlet énorme pour tout faire.

Dans les années 2000, le système d’information d’une entreprise était constitué de plusieurs sites intranet, pas toujours interopérables et communicants. Le système d’information était rigide. A partir de ce constat, les entreprises ont décidé de casser les cloisonnements et les silos, pour créer des architectures orientées services, mettre en place du SOA, et donc devenir plus agile.

Sur le portail d’entreprise, c’est un peu la même chose. En créant des portlets énormes, nous reproduisons les architectures de l’an 2000, et donc nous tombons dans les mêmes problématiques. La problématique va plus loin, le coût de développement d’une grosse portlet est plus important que la création d’un site web.

Pour faire simple, est constructif. Le portail d’entreprise permet de créer des fenêtres vers un site WEB (Iframe) simplement. L’authentification de l’utilisateur peut être réalisé dans le portail de manière unique (SSO) . A quoi sert de construire des grosses portlets dans ce cas ?

Le deuxième point : Pas d’interaction entre les portlets

Les portlets énormes ne communiquent pas avec les autres portlets, et donc on perd l’agilité, le bus de communication et ainsi de suite. On met en place un objet lourd.

L’architecture d’un portail d’entreprise, et donc des portlets est un outil au dessus des services, du SOA. Un outil au service de l’agilité. La portlet  est l’affichage final du traitement. C’est un objet simple, léger.

La communication inter portlet est un mécanisme simple à mettre en œuvre, par contre il faut y penser dès le développement.

Le rôle du portail d’entreprise est d’être une vitrine, au dessus des traitements, au dessus des applications métier, au dessus du système d’information. C’est un élément d’intégration des résultats, une tour de contrôle, un poste de pilotage. C’est un assemblage de brique logicielle, de morceau de SI.

Les interactions inter portlet, c’est un peu comme les boutons sur un tableau de bord dans une voiture. Tout la complexité de la voiture est masqué, pour rendre simple les opérations.

Le troisième point : Pas de souplesse dans l’évolution du portail.

Une portlet communique avec le portail d’entreprise. L’objet portlet doit interagir avec les données, le profil de l’utilisateur, avec le groupe, avec les communautés . Je dirai même que la portlet devrait être apte à modifier le portail d’entreprise. Je m’explique.

Cette notion, rejoint la notion de réseau social d’entreprise (RSE). Je vais prendre un exemple pour être le plus clair possible. Prenons un portail d’entreprise permettant de gérer des projets informatique. Le portail contient une vingtaine de projet. Un nouveau projet arrive. Que faire ?

Dans beaucoup d’entreprise, il faut faire une demande en cinq exemplaires à l’administrateur du portail d’entreprise pour créer un espace projet, créer une communauté, créer des pages et ainsi de suite.

Les portails d’entreprise permettent la délégation de droit et la création de gabarit. Il suffit de saisir le nom du projet, pour créer une zone dédiée au projet. A partir de ce moment, le responsable du projet peut constituer ses équipes, les collaborateurs et définir le fonctionnement du projet.

J’ai parlé de « projet », on peut remplacer projet par produit, par article, par traitement et autre. Cette fonctionnalité est un peu plus complexe, car elle repose sur le fonctionnement du portail d’entreprise, et donc sur les interfaces de programmation du portail.

Le quatrième point : L’intégration des portlets.

Le point suivant, n’est pas réellement un point technique, il est lié a l’affichage, à l’ergonomie, aux chartes graphique. Je m’explique, une portlet est réalisée par une équipe distante, il n’y a pas d’échange sur la charte graphique, sur l’affichage.

Il y a des décalages entre les couleurs, les styles , les polices graphiques. Il y a des décalages dans la taille des portlets, un tableau de données trop grand, une image illisible, un mauvais découpage, une mauvaise mise en page.

Les utilisateurs demandent un contenu homogène, un rendu convivial. Dans un projet de portail d’entreprise, il est utile de créer une équipe multi-compétences avec un web designer UX.

La  taille des écrans est de plus en plus large. Un portail intelligent s’adapte au poste du client, à la taille de l’écran.

Le cinquième point : Faite le vous même

Le cinquième point est le plus complexe à construire, et demande un minimum de connaissance informatique. Il repose sur les points précédents. C’est une tendance de fond sur le faite le vous même, le DIY (Do it yourself).

La création des espaces utilisateurs, la création des pages fait par l’utilisateur. Qui connait le mieux la valeur des informations remontées, collectées ? Combien de temps faut-il pour construire des tableaux de bords, des états dans Business Object, des remontées d’alertes et à quel coût ?

Les entreprises disposent d’un outil formidable, à partir du moment ou elles acceptent d’investir sur les réels possibilités du portail d’entreprise.

  • Il est possible à partir d’une portlet consultation de se connecter à tous les types de données de l’entreprise, de collecter des données, de faire appel à des webservices, à du SOA.
  • Il est possible de créer des portlets avec divers type d’affichage, des tableaux, des diagrammes ( histogramme, graphique, camembert), des fiches simples.
  • Il est possible de créer des portlets de saisie, d’interaction avec les données.
  • Il est possible d’étendre les interactions entre les portlets et le système d’information avec une base de données (SGBDR ou NoSql) , une couche middleware intelligente, une couche de service (SOA), un bus de message et bien d’autres (un job, une transformation de données, etc ).

Toute la plus-value, est dans la glue. La colle entre la partie visible (portlets et interaction) et les traitements distants. C’est une alchimie complexe et très puissante. Le portail d’entreprise est un assemblage de Lego. Il est possible de tout construire.

Un projet portail d’entreprise , ou d’un RSE n’est pas un projet comme les autres, dans le sens que la valeur d’un portail est de plus en plus dans la main des utilisateurs. Le concepteur, l’organisateur, le community manager (gestionnaire de communauté) favorise les échanges et les usages des utilisateurs.

J’ai décrit quelque cas d’usage du portail d’entreprise, qui me semble les plus importants. Il y en a beaucoup d’autres.  Nous avons les usages internet et Intranet, les usages ordinateur et smartphone, et ainsi de suite.

Je vais poursuivre prochainement l’article sur les aspects fonctionnels et sociaux d’un portail d’entreprise.

A propos Duarte TERENCIO

Chef de projet et Architecte J2EE - Portail d'entreprise - Cloud computing Vous trouverez plus d'information sur la page "Me contacter"
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