Aller plus loin avec un portail d’entreprise ? (partie 2)

Sol pavé

Les aspects fonctionnelles et sociaux d’un portail d’entreprise.

Cette partie est un peu plus complexe à définir. Elle est lié au fonctionnement du portail d’entreprise et aux aspects humain dans l’entreprise. Au delà des aspects technique d’un portail, nous voyons apparaitre des usages, des nouvelles façons de consommer l’information. Les aspects fonctionnelles d’un portail ont beaucoup évolués avec le web 2.0 depuis les années 2000, ils se généralisent de plus en plus, ils modifient notre façon de communiquer, de partager et de construire de la valeur.

La construction et ou l’évolution d’un portail d’entreprise répond de plus en plus aux souhaits de l’entreprise de mettre en œuvre des processus informatique de gestion de l’innovation et de canalisation des savoirs. Le portail est devenu le nouveau Graal social, le nouveau centre névralgique de l’entreprise Web 3.0

J’ai listé un ensemble de points , qui me semble correspondre aux grandes tendances du portail d’entreprise 3.0. J’estime que la création de contenu ( WCM, ECM, GED) est un acquis.

Le référencement (le SEO)

Le SEO est fortement lié au moteur de recherche internet Google. Il étudie les mots clés d’un article, la répétition des mots, les titres, les sous titres et aide à l’optimisation de la page web pour figurer parmi les premiers réponses du moteur de recherche, de la page d’informations.

Au sein d’une communauté, les lecteurs votent pour des articles, commentent les articles, il attribue des « J’aime » et des « J’aime pas ». Les moteurs de recherche dans les portails d’entreprise sont de plus en plus intelligents, dans le sens qui affiche les articles en fonction du score, du nombre de vote, du nombre de consultation par les lecteurs.

Une bonne information est une information lue et recherchée par de nombreux employés.

Le réseau social d’entreprise (RSE)

Le réseau social d’une entreprise ou RSE est un concept marketing récent. C’est un mot à la mode, qui cache une réalité existante depuis un certain nombre d’année. Derrière le mot RSE, il y a énormément d’article, de spéculation.
Il faut envisager la construction d’un portail d’entreprise, l’intégration de la messagerie, l’intégration des communications avec le Système d’information comme un ensemble, comme un tout. Le portail d’entreprise, le RSE doit apporter une plus valu réelle à l’utilisateur, lui simplifier la vie, lui permettre d’interagir avec les divers services, avec l’écho systèmes de l’entreprise, d’organiser, et de simplifier le travail, la recherche d’information, la synthèse. Le RSE doit permettre à chacun de savoir qui fait quoi et comment, et aussi à qui s’adresser pour une information.
Je vous propose de lire un article intéressant sur le RSE.Il y a de nombreux échecs dans la construction d’un portail d’entreprise RSE ( article). Pourquoi ? C’est une bonne question. Je pense avant tout que le RSE, repose sur une aide à la structuration du travail, à la canalisation des idées, sur le collaboratif et sur le partage.

Dans l’article, ci dessus on parle du fonctionnement de la partie SMI (la boite a idée) .Le RSE ne force pas les utilisateurs à faire , à partager de l’information, il encourage la collaboration, le lead, et apporte de l’aide. Le succès d’un RSE, repose sur la mise en œuvre de pratique, la reconnaissance, la valorisation des compétences de chacun au sein des entreprises. On ne peut pas mettre en place un système, un mécanisme, s’il n’y a pas la politique adéquate au sein de l’entreprise , le juste retour des valeurs et la reconnaissance. J’insiste sur le dernier aspect.Je fournis une idée qui dope, qui améliore les ventes d’une structure, d’un service. Mon idée est reprise, amplifier par d’autres. Lors de l’entretien annuel, on ne tient compte de rien (négation), il n’y a pas de reconnaissance. L’avantage du RSE est tari, la source de l’idée n’a plus envie. L’idée du RSE est lié à la proximité du client, à la délégation de pouvoir, à la reconnaissance et à la valorisation du savoir être et du savoir faire de chacun. C’est le point, le plus important. Du RSE sans reconnaissance, sans partage, c’est comme une voiture sans essence. Une voiture qui offre peu de vitesse (amélioration) , n’a pas d’intérêt par rapport à un vélo rapide.

Je connais une entreprise qui a construit deux portails d’entreprises en parallèle. Un portail d’entreprise en grandeur nature, et un portail officieux. Le premier portail ne prend pas en compte les besoins de l’utilisateur (pas de feedback, beaucoup de contrainte, et pas de retour sur investissement), et comporte un gros budget marketing. Le deuxième portail non officiel, malgré le peu de crédit apporte une plus valu au peu d’utilisateurs, et le bouche à oreille fonctionne. L’entreprise à décidé de tuer le portail non officiel.Bilan : Le premier portail n’a jamais fonctionné.

La curation (ou la syndication)

La syndication de contenu Web est une forme de syndication dans laquelle une partie d’un site est accessible depuis d’autres sites. Tout a commencer avec les flux RSS et la possibilité de consommer de l’information rapidement, des abrégés d’information pour être exact. La structure des flux a évolué pour intégrer de l’image et du texte. L’information est regroupé sur des murs d’image, sur des pages à thématiques. Les utilisateurs mettent en avant des fragments d’information trouvé sur d’autre site internet ou intranet (curation).

De nos jours, il est de plus en plus simple de la veille technologique, commerciale, de créer des murs d’images, et d’enrichir les us et les coutumes d’une entreprise.

Dans le même ordre d’idée, il y a le hashtag (#) lié à twitter. Le hashtag permet de regrouper les articles par catégorie.

La même chose est possible avec des flux en provenance d’autres applications, en provenance d’un automate, d’un robot, d’un autre site web. On parle d’abonnement aux flux de distribution.

Le BYOD (bring your one device) et le UX (User Experience)

De nos jours, un portail d’entreprise doit être multi-canal.  C’est a dire, qu’il doit être consultable à partir de n’importe ou, et depuis n’importe qu’elle appareil (une tablette, un smart phone, un ordinateur). L’entreprise n’a plus le contrôle des périphérique de consultation, de la résolution de l’affichage. Nous sommes loin du format web 800*600 points, de la standardisation des écrans et des navigateurs. De nos jours les outils disposent de divers navigateur internet et de taille d’écran exponentielle.

Au sein des entreprises arrive deux tendances plus ou moins contrôlable. Le BYOD, c’est a dire que les utilisateurs apportent leurs machines, leurs téléphones portable et ou une tablette. Les utilisateurs disposent de plus en plus d’outil plus rapide, plus compact et plus transportable (mobile) au sein de l’entreprise. La deuxième tendance est le UX, c’est à dire les sites web conçus pour maximiser l’expérience des utilisateurs partout. Le UX est fortement lié au développement agile, au développement de l’interface par le client. Le client devient de plus en plus le centre de l’application.

Le BYOD est mesurable et contrôlable en entreprise. L’UX l’est beaucoup moins. De nombreuses entreprises proposent de plus en plus des smartphones pour leurs cadres. La course aux smartphones, vers les tablettes est de plus en plus présente dans les entreprises. Les cadres sont obligés de surfer entre les appareils entreprise et les appareils personnels, plus de fonctionnalités, plus de services. La limite entre la vie public et la vue privé est en train de fondre.

Conclusion

Le portail d’entreprise est un outil merveilleux. Il est à la fois simple et complexe à mettre en œuvre. C’est un outil puissant. C’est un outil qui évolue avec l’investissement des entreprises et des hommes. C’est comme pour les architectures orientés services (le SOA), il faut rentrer dedans, comprendre le fonctionnement et l’adapter aux réalité et aux besoins de l’entreprise. et pas l’inverse.

Les usages et l’utilisation d’une entreprise évolue avec le temps, avec la connaissance des fonctionnalités et aussi avec les tendances du management, avec l’ouverture vers les nouvelles technologies.

A propos Duarte TERENCIO

Chef de projet et Architecte J2EE - Portail d'entreprise - Cloud computing Vous trouverez plus d'information sur la page "Me contacter"
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