Astuce : La bonne gestion des mails

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De nombreuses personnes sont submergés de mails, elles reçoivent une quantité de mails astronomique. Elles sont tellement saturées qu’elles ne peuvent plus répondre, et ne veulent plus répondre.

Je vous propose 3 recettes de cuisine, pour sortir de ce cas. Je vais essayer de ne pas tomber dans les méthodes connues, qui ne fonctionnent pas ou pas longtemps. Je vais essayer de donner des astuces long termes.

Il n’y a pas beaucoup de recettes qui fonctionnent. De nombreux utilisateurs utilisent mal leurs messageries, ils arrosent en permanence les autres utilisateurs, ils créent un spam continue vis à vis des autres. Les entreprises sont submergés de mail sans intérêts.

Dans ce méandre de mail, il est parfois difficile de distinguer un mail important, d’un mail en copie, d’un mail d’information, ou d’une actualité. L’information pertinente se trouve souvent au fin fond du corps, à la fin de la conversation du mail. Comment faire pour la trouver ?

Je pense qu’il faut redonner du temps au temps de lecture.

  • Recette de cuisine numéro 1.

Vous recevez 4 mails, et vous traiter n mails (en fonction de votre temps) et vous vous forcer à supprimer 5 mails avant de fermer votre messagerie. Mathématiquement, vous allez alléger votre boite aux lettres et  faire de l’espace dans le champ visuelle.

Un autre effet, c’est vous allez conserver uniquement les mails importants.

Je suis le premier à avouer que je conserve des mails dans des répertoires,  je me rend compte que souvent je conserve de la non valeur, un parapluie sans objet .Le mail a une valeur à un instant T, et puis s’en va.

  • Recette de cuisine numéro 2.

La deuxième recette, consiste à consulter sa boite aux lettres deux fois par jour et pas plus (par exemple 11h et 16h) . La messagerie en permanence est nocive pour le concentration et pour la production, pour le travail en générale.

Quand un sujet est vraiment prioritaire, les émetteurs téléphonent, ou se manifestent de plusieurs manières. Le non traitement au fil de l’eau redonne la priorités au contenu des mails.

  • Recette de cuisine numéro 3.

La solution extrême, vous prenez tous vos mails et vous les déposez dans un répertoire annexe.

Si il y a des morts, vous allez vite être au courant. Si vous avez un sujet important, l’auteur va vous contacter et vous n’aurez qu’à reprendre le mail.

Allez vous créer plus d’incidents diplomatique lors du non traitement des mails  ou du traitement partielle des mails ?

  • un petit désert ?

Dans les mails, vous avez des alertes, des spams applicatifs que vous ne consultez jamais. Je vous propose de créer des agents de nettoyage automatique.

L’investissement est faible, et il redonne des couleurs à votre messagerie.

Votre avis ?

 

 

 

A propos Duarte TERENCIO

Chef de projet et Architecte J2EE - Portail d'entreprise - Cloud computing Vous trouverez plus d'information sur la page "Me contacter"
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